E-podpis na umowie zlecenia w Polsce — czy jest prawnie ważny? [2026]

Czy e-podpis na umowie zlecenia jest prawnie ważny?

To jedno z najczęstszych pytań, które otrzymujemy od firm wdrażających cyfrowy onboarding. Krótka odpowiedź brzmi: tak, e-podpis na umowie zlecenia jest prawnie ważny w Polsce — ale diabeł tkwi w szczegółach. Poniżej wyjaśniamy, które rodzaje podpisów elektronicznych są dopuszczalne i na co uważać.

Podstawa prawna: eIDAS i Kodeks cywilny

W Polsce i całej Unii Europejskiej zasady stosowania podpisów elektronicznych reguluje Rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014). Zgodnie z jego art. 25 ust. 1, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego wyłącznie dlatego, że ma on postać elektroniczną lub nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Z kolei Kodeks cywilny (art. 78¹) stanowi wprost, że złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej jest równoważne z zachowaniem formy pisemnej, jeśli zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dla umów zlecenia, które co do zasady nie wymagają formy pisemnej (art. 734–751 KC), wymagania są więc niższe.

Trzy rodzaje podpisów elektronicznych — który wybrać?

eIDAS wyróżnia trzy poziomy podpisów elektronicznych:

• Zwykły podpis elektroniczny (Simple Electronic Signature — SES) — np. zaznaczenie checkboxa, wpisanie imienia i nazwiska w formularzu, skan podpisu odręcznego. Najniższy poziom bezpieczeństwa.
• Zaawansowany podpis elektroniczny (Advanced Electronic Signature — AES) — powiązany z podpisującym w unikalny sposób, umożliwia identyfikację podpisującego, tworzony przy użyciu danych, nad którymi podpisujący sprawuje wyłączną kontrolę (np. kody SMS, biometria). Taki podpis oferuje m.in. Autenti.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (Qualified Electronic Signature — QES) — wymaga certyfikatu wydanego przez zaufany urząd certyfikacji (np. Certum, EuroCert) i urządzenia kryptograficznego (karty, tokeny). Najwyższy poziom — odpowiednik notarialny.

Dla umowy zlecenia QES nie jest wymagany. W praktyce firmy korzystają z AES (Autenti, DocuSign, Adobe Acrobat Sign), który w zupełności wystarczy i zapewnia odpowiedni poziom dowodowy.

Autenti AES — jak działa w praktyce?

Autenti to polska platforma do podpisywania dokumentów elektronicznie, certyfikowana zgodnie z eIDAS. Jej zaawansowany podpis elektroniczny (AES) działa następująco:

1. Zleceniobiorca otrzymuje dokument do podpisania na e-mail lub przez link
2. Weryfikuje swoją tożsamość — przez kod SMS wysłany na telefon lub przez logowanie bankowe (ePUAP, Mojebank)
3. Składa podpis elektroniczny — Autenti generuje bezpieczny certyfikat powiązany z numerem telefonu lub kontem bankowym podpisującego
4. Dokument trafia do archiwum z pełnym audit trailem — kto, kiedy, z jakiego IP i w jaki sposób się uwierzytelnił

Ten audit trail jest kluczowy z perspektywy dowodowej — w razie sporu sądowego stanowi silny dowód na zawarcie umowy.

Kiedy e-podpis NIE wystarczy?

Warto znać wyjątki. E-podpis w formie AES nie zastąpi podpisu odręcznego lub QES w przypadku:

• Umów o pracę — art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymaga formy dokumentowej (pisemnej), choć QES jest tu równoważny
• Umów, dla których prawo wymaga formy aktu notarialnego (np. przeniesienie własności nieruchomości)
• Pełnomocnictwa notarialnego
• Weksli i czeków

Umowa zlecenia, umowa o dzieło, B2B — we wszystkich tych przypadkach AES w pełni wystarczy.

Onboardly + Autenti: e-podpis wbudowany w onboarding

Onboardly integruje się natywnie z Autenti, dzięki czemu cały proces — od zebrania danych osobowych, przez KYC, aż po podpisanie umowy — odbywa się w jednym miejscu. Zleceniobiorca nie musi pobierać żadnej aplikacji ani posiadać wcześniej profilu Autenti.

Proces wygląda następująco:

1. Firma inicjuje onboarding i wybiera szablon umowy zlecenia
2. System automatycznie wypełnia umowę danymi zebranymi podczas onboardingu
3. Zleceniobiorca otrzymuje link i podpisuje dokument przez Autenti AES (weryfikacja SMS)
4. Obie strony otrzymują podpisany PDF z certyfikatem eIDAS
5. Dokument trafia do archiwum Onboardly z pełnym audit trailem

Cały proces zajmuje mniej niż 5 minut i spełnia wszystkie wymogi prawne dla umów cywilnoprawnych w Polsce.